מטופלים מתקשרים אלינו בתחילה לאחר ששמעו עלינו באמצעות פרסומות, מופנים על ידי עמיתים אחרים בתחום הבריאות או באמצעות המלצות של מטופלים אחרים.  

השיחה הראשונה תתבצע באופן אידיאלי על ידי מזכירה שתקבע אם הפרקטיקה שלנו יכולה לספק את השירות לו הוא זקוק ואם קיימת הצורך בטיפול. במידה וקיים צורך בטיפול אך אין באפשרותנו לספק את השירות הנדרש, נפנה אותו לספק המתאים בכל מקום אפשרי. אם זה קורה או שהשיחה הראשונה תקבע שאין צורך בטיפול המטופל יודיע על כך ויוצא מהליך הקליטה הראשוני. מקרה כזה יטופל על ידי הליך ניתוח הדחייה שלנו, על מנת לקבוע כיצד התרחשה ההפניה השגויה ולמנוע את הישנותה.  אם הליך ניתוח הדחייה ימצא שהדחייה לא הייתה נכונה, והתיק יופנה לטיפול.

לאחר שנקבעה נחיצות הטיפול, בודקים את ההיתכנות וההיענות. הדבר קשור לזמינות המטפל, מיקום פיזי של מפגשי טיפול, נגישות ושיתוף פעולה של המטופל. אם ההיתכנות ו/ההיענות לא קיימות,  המטופל מופנה לצורת טיפול מתאימה אחרת. מקרה כזה יטופל גם בהליך ניתוח הדחייה שלנו, על מנת לקבוע כיצד אירעה "ההפניה השגויה ולמנוע את הישנותה. אם יש צורך, כדאיות והיענות, כל המידע הראשוני הרלוונטי נרשם והמטופל מופנה למנהל מקרה  case.